Cómo hacer una factura de autónomo: requisitos y ejemplo

Hacer una factura correcta es sencillo cuando sabes qué datos son obligatorios. Un error en la numeración, un NIF que falta o una retención mal aplicada pueden hacer que tu cliente no pueda deducirse el IVA o que Hacienda te pida explicaciones. Aquí tienes todos los requisitos, un modelo de ejemplo y los errores más comunes.

Datos obligatorios de una factura

Según el reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), una factura completa u ordinaria debe incluir:

1. Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
2. Fecha de expedición, y la fecha de la operación si es distinta.
3. Tu nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio.
4. Nombre o razón social del cliente, su NIF y su domicilio.
5. Descripción de los productos o servicios.
6. Base imponible: el importe sin impuestos.
7. Tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
8. Total de la factura.

Además, según el caso:

• Retención de IRPF, si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo (15 % general, 7 % el año de inicio y los dos siguientes).
• Menciones especiales: «Operación exenta de IVA» con el artículo de la ley que la ampara, «Inversión del sujeto pasivo» en ventas a empresas de otros países de la UE, o «Régimen especial del criterio de caja» si te has acogido a él.

Modelo de factura de ejemplo

Así quedaría la factura de un diseñador gráfico en su segundo año de actividad que factura a una empresa:

Concepto	Importe
Diseño de identidad corporativa (logotipo y manual de marca)	1.200,00 €
Base imponible	1.200,00 €
IVA (21 %)	252,00 €
Retención IRPF (7 %)	−84,00 €
Total a pagar	1.368,00 €

En la cabecera irían el número (por ejemplo, 2026-015), la fecha y los datos fiscales completos de ambas partes. Puedes calcular cualquier combinación con nuestra calculadora:

Cómo numerar las facturas

La numeración debe ser correlativa y sin saltos. Lo más práctico es combinar el año con un número que empieza cada enero: 2026-001, 2026-002… Puedes usar series distintas para separar tipos de facturas, y es obligatorio usar una serie específica para las facturas rectificativas (por ejemplo, R-2026-001). Nunca borres una factura emitida: si te equivocas, anula o corrige con una rectificativa.

Plazos para emitir y conservar facturas

• Si tu cliente es un particular, la factura se emite en el momento de la operación.
• Si tu cliente es empresa o autónomo, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación.
• Conservación: guarda las facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años, el plazo de prescripción fiscal. A efectos mercantiles, se recomienda guardarlas seis.

¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?

Hoy sí, siempre que incluyan todos los datos obligatorios. Pero tiene fecha de caducidad: cuando Verifactu sea obligatorio para los autónomos, el 1 de julio de 2027, cualquier programa informático que uses para facturar tendrá que cumplir sus requisitos técnicos, y una hoja de cálculo no lo hace. Además, con la futura factura electrónica obligatoria entre empresas, el formato también cambiará. Lo contamos en factura electrónica obligatoria y Verifactu.

Si quieres dejarlo resuelto ya, en mejor software de facturación para autónomos comparamos opciones, algunas gratuitas.

Errores frecuentes

• Aplicar retención a particulares. Solo se aplica cuando el cliente es empresa o autónomo.
• Olvidar la retención cuando sí corresponde: tu cliente puede rechazar la factura.
• Poner un tipo de IVA incorrecto. La diferencia la acabas pagando tú.
• Saltos en la numeración o facturas borradas en lugar de rectificadas.
• Facturar sin los datos completos del cliente, que le impide deducirse el IVA.

Casos especiales de facturación

Factura a una empresa de otro país de la UE

Si tú y tu cliente estáis en el registro de operadores intracomunitarios, la factura va sin IVA español y con la mención «Inversión del sujeto pasivo». Incluye el NIF-IVA de tu cliente (con el prefijo de su país) y declara la operación en el modelo 349. Lo explicamos en qué necesita un freelance internacional.

Factura a un cliente fuera de la UE

En muchos servicios profesionales a clientes de fuera de la UE no se aplica IVA español, y se indica en la factura que la operación no está sujeta. Depende del tipo de servicio, así que revísalo antes.

Factura exenta de IVA

Si tu actividad está exenta (por ejemplo, determinados servicios sanitarios o de enseñanza), la factura no lleva IVA y debe indicar el motivo, citando el artículo 20 de la Ley del IVA que corresponda.

Factura con suplidos

Si pagas algo en nombre de tu cliente (tasas, por ejemplo) y se lo repercutes tal cual, ese importe va como suplido: fuera de la base imponible, sin IVA ni retención, y justificado con el documento a nombre del cliente.

Facturas rectificativas

Si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres ni la cambies:

1. Emite una factura rectificativa con su propia serie (por ejemplo, R-2026-001).
2. Indica que es rectificativa, el número y fecha de la factura original y el motivo.
3. Refleja la diferencia o anula la original y emite una nueva correcta.

Con Verifactu, el programa lo gestiona por ti y deja registro de la corrección.

Plantilla mínima de factura

Si todavía no usas programa, esta es la estructura que debe tener tu factura:

Bloque	Contenido
Cabecera	«Factura», número y serie, fecha de expedición y de operación
Emisor	Nombre y apellidos, NIF, domicilio
Cliente	Nombre o razón social, NIF, domicilio
Detalle	Descripción, cantidad, precio unitario, importe
Totales	Base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si procede, total
Pie	Forma de pago, IBAN, menciones especiales si las hay

Calcula los importes con nuestra calculadora de IVA e IRPF, más arriba en este artículo, o en la calculadora de facturas.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que firmar las facturas?

No es obligatorio firmarlas. Sí lo es que contengan todos los datos y que se conserven correctamente.

¿Puedo enviar las facturas en PDF por correo?

Sí, siempre que el cliente lo acepte. Con la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria entre empresas, las facturas a clientes profesionales tendrán que emitirse en un formato estructurado.

¿Qué diferencia hay con una factura simplificada?

La simplificada, el antiguo tique, lleva menos datos y solo puede usarse por debajo de ciertos importes. Te lo explicamos en diferencia entre factura simplificada y ordinaria.

¿Puedo poner la fecha que quiera en la factura?

No. La fecha de expedición es la del día en que la emites. Si la operación fue en otra fecha, indícala aparte como fecha de operación.

¿Qué hago si un cliente no me paga una factura?

Reclámala por escrito. Si pasan seis meses desde el vencimiento sin cobrar y la has reclamado judicialmente o por requerimiento notarial, puedes recuperar el IVA ingresado emitiendo una factura rectificativa por impago, en las condiciones que fija la ley.

Información revisada en septiembre de 2026.